Quản Trị Theo Mục Tiêu MBO Và Những Điều Cần Biết

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO là công cụ quản trị lâu đời, hiệu quả được sử dụng phổ biến tại các doanh nghiệp. Vậy quản trị mục tiêu MBO là gì? Lợi ích của quản trị theo mục tiêu MBO như thế nào? Hãy cùng FASTDO trả lời thông qua bài viết dưới đây!

1. Vai trò của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

MBO (viết tắt của Management By Objectives) là quá trình quản trị để đạt được mục tiêu đề ra. Dưới đây là những vai trò của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO:

Quản lý theo mục tiêu MBO đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

• MBO là động lực thúc đẩy ham muốn làm việc của các nhân viên, khơi dậy được tiềm năng của mỗi người.

Áp dụng phương pháp quản trị bằng mục tiêu, mỗi thành viên thuộc cấp quản trị, mỗi nhân viên được tự do phát huy tính chủ động, sáng tạo, tinh thần trách nhiệm của mình.

Tuy nhiên, không phải vì thế mà MBO đề cao lợi ích cá nhân, mà tất cả đều phải hướng đến lợi ích chung của doanh nghiệp.

• Một hệ thống quản lý theo mục tiêu MBO hoàn chỉnh là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch, chiến lược phù hợp, có tính khả thi cao.
• Quản trị theo mục tiêu MBO giúp tạo nên một môi trường công việc hoàn hảo. Ở đó, mỗi người được làm công việc phù hợp với thế mạnh của bản thân và xác định được sự đóng góp của mình vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Quản trị theo mục tiêu MBO được tạo nên bởi tư tưởng quản trị hiện đại nên đáp ứng được yêu cầu, xu hướng của thực tiễn. Chính vì thế, không quá bất ngờ khi phương pháp quản trị bằng mục tiêu MBO không chỉ được áp dụng trong các doanh nghiệp mà còn được áp dụng trong các môi trường phi kinh doanh như: giáo dục, y tế, cơ quan Chính phủ, …

2. Những đặc điểm của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

• Đặc trưng của quản trị theo mục tiêu MBO

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO sẽ có những đặc điểm cơ bản sau đây:

• • • Các mục tiêu được cụ thể hóa thành các văn bản chỉ đạo, điều hành để thuận tiện cho công tác theo dõi và kiểm tra tiến độ thực hiện.
    • Mức độ hoàn thành các mục tiêu đề ra là căn cứ quan trọng cho công tác thi đua, khen thưởng cho nhân viên.
    • Chủ thể thiết lập các mục tiêu cũng như thực hiện việc đánh giá hiệu quả, kết quả thực hiện công việc là các nhà quản lý có liên quan.
    • Mục tiêu trong MBO có thể được thiết lập cho mọi cấp, phòng, ban của tổ chức.
    • Từ các mục tiêu chung của doanh nghiệp, các đối tượng có liên quan sẽ cụ thể hóa thành các mục tiêu cá nhân nhằm nâng cao tính khả thi của việc hoàn thành công việc trong hạn định.
    • Nhằm kịp thời phát hiện các vấn đề trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, cấp quản lý sẽ tiến hành đánh giá định kỳ về hiệu suất để có sự đánh giá hiệu suất thực tế so với hiệu suất mục tiêu.

3. Quy trình triển khai phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO trong doanh nghiệp

Để phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO được triển khai hiệu quả, bạn cần tuân thủ quy trình sau:

3.1 Xây dựng mục tiêu của tổ chức trong một thời gian cụ thể

• • Xác định mục tiêu và thời hạn thực hiện

Việc xác định thời gian hoàn thành mục tiêu giúp doanh nghiệp có sự phân bố nhân lực, nguồn lực cho phù hợp theo lộ trình cụ thể. Theo đó, doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu sẽ được hoàn thành trong kỳ hạn 3 năm, 5 năm.

Muốn xác định thời gian hoàn thành mục tiêu, cấp quản lý  phải dựa trên sự giải thích và đánh giá các yếu tố liên quan như: tiềm lực của doanh nghiệp, yêu cầu bức thiết của thị trường, môi trường kinh doanh, nguồn nhân lực, …

Tuy nhiên, cần lưu ý, thời gian này là thời gian dự kiến và bạn có thể xem xét thay đổi để phù hợp với thực tiễn thực hiện mục tiêu.

3.2 Thiết lập mục tiêu của cấp dưới

Theo đó, người quản trị sẽ thiết lập các mục tiêu cụ thể cho cấp dưới thuộc quyền. Sau khi thông báo, hai bên sẽ có sự trao đổi về các vấn đề như: khả năng thực hiện các mục tiêu, thời hạn hoàn thành cụ thể, yêu cầu về nguồn lực, …

Sau khi trao đổi, người quản trị sẽ căn cứ vào cơ cấu doanh nghiệp để phân bổ mục tiêu cụ thể cho từng nhân viên.

3.3 Xác định và triển khai kế hoạch hành động

• • Xác định và triển khai kế hoạch hành động

Đối với cấp trên:

+ Quá trình triển khai kế hoạch: truyền đạt nội dung, yêu cầu và mục tiêu của từng nhân viên; xây dựng các chính sách, phân bổ nguồn lực để hỗ trợ mục tiêu.

+ Quá trình thực hiện kế hoạch hành động: Cấp trên sẽ trao quyền, tạo mọi điều kiện và cung cấp các phương tiện để cấp dưới thực hiện mục tiêu. Đồng thời, họ sẽ theo dõi tiến độ và kết quả thực hiện của cấp dưới.

Đối với cấp dưới:

Sử dụng quyền lực cấp trên trao chủ động, sáng tạo trong việc thực hiện các nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục tiêu.

3.4 Theo dõi và hiệu chỉnh

Việc kiểm tra, theo dõi được thực hiện thường xuyên trong khuôn khổ MBO bởi các nhà quản lý có liên quan. Tuy nhiên, việc kiểm tra này không đưa ra đánh giá và kết luận mà chỉ nhằm mục đích giúp nhân viên thực hiện nhiệm vụ tốt hơn.

Một số công cụ được sử dụng để phục vụ công tác này có thể kể ra như: biểu đồ công việc, chế độ báo cáo, báo cáo, thống kê, …

Thông qua quá trình này, nhà quản trị cũng có thể đánh giá về thái độ làm việc cũng như năng lực, khả năng đáp ứng công việc của từng nhân viên cụ thể. Đồng thời việc kiểm tra, đánh giá cũng là phương thức giúp nhà quản lý xem xét lại tính chính xác của mục tiêu để có sự hiệu chỉnh khi cần thiết.

3.5 Tổng kết đánh giá thành tích

• • Tổng kết để xác định hiệu quả công việc

Căn cứ vào kết quả hoàn thành mục tiêu đã cam kết, cấp trên sẽ có sự đánh giá công việc của cấp dưới. Kết quả đánh giá chính là tấm gương phản chiếu hiệu quả công việc của nhân viên.

Bên cạnh đó, tổng kết đánh giá trong quản trị theo mục tiêu MBO cũng là động lực để nhân viên phát huy tiềm lực của bản thân mình.

Nó phản ánh được những điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên giúp họ biết được những điểm cần cải tiến để có sự định hướng tương lai tốt hơn, đáp ứng được kỳ vọng và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.

4. Ưu điểm và hạn chế khi thực hiện phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

• • Ưu – nhược của phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

Dưới đây là những ưu – nhược điểm của phương pháp quản trị bằng mục tiêu MBO:

4.1 Ưu điểm

Nhìn chung, lợi ích của quản trị theo mục tiêu MBO được giới chuyên môn đánh giá cao về khả năng đáp ứng thực tiễn. Cụ thể:

• • • • Quản trị theo mục tiêu MBO tạo động lực cho đội ngũ nhân viên. Bởi họ xác định rõ được vị trí, vai trò và mức độ đóng góp của mình cho doanh nghiệp.
      • Phát huy được tiềm lực của mỗi nhân viên, tạo ý thức tự giác, tinh thần trách nhiệm cao hơn.
      • Hiệu quả công việc được đánh giá chính xác. Nhờ đó, nhà quản trị xây dựng kế hoạch trong tương lai tốt hơn.
      • Nguồn nhân lực được khai thác triệt để. Quản trị theo mục tiêu MBO đã cộng hưởng các mục tiêu cá nhân để tạo nên mục tiêu chung.
      • Tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, cởi mở. Mỗi cá nhân, mỗi vị trí đều có sự đóng góp nhất định tạo nên thành công của doanh nghiệp.
      • Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được cải thiện trong quá trình hoàn thành mục tiêu đề ra.

4.2 Hạn chế

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật trên đây thì khó có thể phủ nhận được những nhược điểm trong quá trình áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO sau đây:

• • • • Sự có mặt của các cấp quản lý là điều bắt buộc. Đồng thời, yêu cầu về năng lực của cấp quản lý cũng sẽ cao hơn nhiều mới có thể có sự hỗ trợ tốt nhất cho cấp dưới. Nếu cấp quản lý không có năng lực sẽ dẫn đến tình trạng áp đặt nhân viên, thiết lập mục tiêu bằng mệnh lệnh. Điều này đi ngược lại tinh thần của phương pháp quản lý theo mục tiêu MBO.
      • Với mục tiêu đề ra quá cao, thời gian thực hiện dài có thể khiến cho nhân viên cảm thấy áp lực.
      • Mặc dù đề cao tính sáng tạo của nhân viên tuy nhiên MBO thường chỉ đánh giá dựa vào năng suất chứ khó xem xét được đến yếu tố sáng tạo của nhân viên.
      • Để xây dựng và triển khai áp dụng phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO đòi hỏi nhiều thời gian tốn kém để họp bàn, lên kế hoạch.
      • Quản trị theo mục tiêu MBO thường áp dụng với các kế hoạch dài hạn. Tuy nhiên, việc xem xét, đánh giá nhân viên thường chỉ trong thời hạn 6 tháng đến 1 năm. Nó khiến các nhân viên có xu hướng quan tâm đến kết quả ngắn hạn. Điều này về lâu dài sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp.
      • Việc tích hợp MBO với các hệ thống quản lý khác như dự báo, lập ngân sách là điều không dễ dàng. Hậu quả của việc này sẽ làm suy giảm chức năng của tổng thể, kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp.
      • Việc theo dõi, tương tác, thông tin qua lại giữa cấp trên và cấp dưới phải thực hiện thường xuyên, đảm bảo thông suốt. Vì thế, việc dung hòa, tạo môi trường chia sẻ, trao đổi giữa các đối tượng này cũng là vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp phải đau đầu.
      • Việc hoàn thành mục tiêu của các bộ phận có sự liên quan mật thiết với nhau. Tuy nhiên, việc duy trì sự liên kết giữa các bộ phận này không dễ dàng. Nếu không dung hòa được, nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp.
      • Các mục tiêu của MBO thông thường sẽ được thiết lập định kỳ từ 6 – 1 năm/lần khiến việc hoạt động của doanh nghiệp có phần cứng nhắc. Việc thay đổi đột ngột các mục tiêu để phù hợp thực tiễn có thể gây khó khăn cho các nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ.
      • Đòi hỏi sự chuyên nghiệp và sự đồng lòng cao.
      • Thời gian xây dựng và bắt đầu đưa vào triển khai phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO là rất dài (3-5 năm).

5. Phương pháp quản trị mục tiêu thay thế MBO

Ngoài mô hình MBO, ngày càng có nhiều Doanh nghiệp áp dụng phương pháp quản trị Mục tiêu và Kết quả chính (OKRs) vào việc vận hành tổ chức của mình. Về bản chất, OKRs và MBO đều là khung chiến lược để quản trị mục tiêu. Tuy đều có chung mục đích nhưng hai phương pháp này có những đặc trưng rất riêng biệt.

• • • MBO và OKRs

Khác với MBO, phương pháp quản trị mục tiêu OKRs tập trung hơn vào việc xác định và thiết lập mục tiêu. Không những thế, so với MBO, OKRs cung cấp cho tổ chức sự rõ ràng và minh bạch hơn bằng cách phác thảo những định hướng giúp Doanh nghiệp đạt đến sự thành công. Bên cạnh đó, OKRs còn hỗ trợ trong việc xác định các bước cần thiết để giúp tổ chức thực hiện hóa được mục tiêu của mình.

Trong khi MBO vẫn đang là một phương pháp khá phổ thông để đo lường hiệu suất, khung quản trị mục tiêu OKRs đang ngày càng khẳng định vị thế và sức hút đối với cách Doanh nghiệp. Dù MBO đã ra đời ngay từ khi nhu cầu về quản trị hiệu suất xuất hiện nhưng OKRs lại cho phép tổ chức linh động trong việc điều chỉnh mục tiêu của họ ứng với nhu cầu hiện tại. Không những vậy, việc định lượng OKRs còn cho phép ban lanxhd dạo đo lường được mức độ đóng góp của mỗi nhân sự của mình.

Tuy nhiên, phương pháp OKRs chỉ phát huy tối đa được sức mạnh khi được hỗ trợ bởi một công cụ phù hợp. Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo cho phép người dùng thực hiện tất cả chức năng liên quan đến OKRs trên cùng một không gian TINH GỌN, DỄ SỬ DỤNG và TẠO ĐỘNG LỰC. Bám sát hoàn toàn lý thuyết OKRs chuẩn quốc tế, Bộ giải pháp phần mềm quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo sẽ giúp bạn khai thác 200% giá trị mà OKRs mang lại.

• • • Phần mềm quản trị mục tiêu fOKRs

Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs (fOKRs) của Fastdo. Đăng ký ngay để trải nghiệm 7 ngày miễn phí bản demo với các tính năng riêng biệt từ phần mềm fOKRs.

Nhận ngay tư vấn quản trị OKRs chuẩn

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO có thể nói là phương pháp hiện đại, đáp ứng được thực tiễn thị trường hiện nay nếu biết cách áp dụng đúng cách. Hy vọng những thông tin từ FASTDO sẽ giúp bạn có thể sử dụng phương pháp này thật hiệu quả tại doanh nghiệp của mình!