Chi phí quản lý dự án là gì? 8 cách tiết kiệm chi phí hiệu quả 2022

Trong bài viết này, Fastdo sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về định mức chi phí quản lý dự án, cũng như các chi phí có liên quan khác. Ngoài ra, chúng tôi còn đem đến cho bạn 8 cách tiết kiệm chi phí cho dự án hiệu quả nhất hiện nay. Bạn hãy tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Chi phí quản lý dự án là gì?

Chi phí quản lý dự án được hiểu là tất cả các chi phí cần thiết và liên quan đến dự án mà chủ đầu tư cần phải chi trả. Bên cạnh đó, các chi phí này sẽ được tính từ lúc dự án còn ở giai đoạn chuẩn bị cho đến khi hoàn thành xong.

Chi phí quản lý dự án là gì?

2. Chi phí quản lý dự án gồm những gì?

Dưới đây là danh sách từng chi phí cụ thể trong định mức chi phí dự án:

Tiền lương, thưởng, phụ cấp cho nhà quản lý dự án đầu tư, công nhân và phúc lợi tập thể.
Chi phí bảo hiểm xã hội, thất nghiệp, y tế cho từng nhân viên trong dự án.
Trích nộp kinh phí công đoạn theo yêu cầu của pháp luật.
Phí áp dụng khoa học công nghệ vào công việc và đào tạo năng lực.
Phí dịch vụ công cộng như điện, nước…
Phí truyền thông, thông tin và liên lạc.
Phí tổ chức hội nghị, công tác, thuê mướn.
Mua sắm và sửa chữa các vật dụng thuộc dự án.
Phí dự phòng cho các vấn đề rủi ro có thể phát sinh.

Chi phí quản lý dự án gồm những gì?

3. Các loại dự toán chi phí quản lý dự án

Dự toán chi phí quản lý dự án sẽ bao gồm tất cả nguồn lực có thể huy động để thực hiện dự án. Bạn có thể tham khảo một số loại dự toán chi phí quản lý dự án trong nội dung dưới đây:

Đánh giá của chuyên gia: Dựa vào kinh nghiệm và kiến thức của chuyên gia để lập kế hoạch dự toán.
Chi phí chất lượng: Ước tính chi phí giải quyết những phát sinh tiềm ẩn.
Phân tích giá thầu của nhà cung cấp: Dự toán các chi phí cho các cuộc đấu thầu dự án.
Sử dụng phần mềm dự toán: Lập kế hoạch dự toán dựa trên số liệu do phần mềm cung cấp.
Phân tích dự trữ: Ước tính chi phí cho các rủi ro và tính toàn nguồn lực dự trữ đề phòng vấn đề phát sinh.
Ước tính ba điểm: Là kết quả trung bình của 3 ước tính khả năng xảy ra nhất, lạc quan và bi quan.
Dự toán tương tự: Dựa vào dự toán tương tự trước đó để lập kế hoạch dự toán chi phí.
Ước lượng tham số: Ước lượng dự toán chi phí theo mô hình thống kê.

Các loại dự toán chi phí trong quản lý dự án

4. Cách tính chi phí quản lý dự án

Để xác định cách tính chi phí quản lý dự án, bạn hãy tính toán theo công thức sau đây:

Chi phí quản lý dự án = (Chi phí thi công + Chi phí mua sắm vật tư, trang thiết bị) * Hệ số K

Hệ số K bằng 1.35 khi dự án được nhà nước hỗ trợ chi phí.
Hệ số K bằng 1.1 khi dự án là các công trình xây dựng liên tỉnh với 2 tỉnh trở lên.
Hệ số K bằng 1 khi dự án được xây dựng riêng biệt tại những tỉnh khác nhau.

Cách tính chi phí quản lý dự án

5. Phương pháp quản lý ngân sách dự án

Có rất nhiều phương pháp quản lý ngân sách dự án nhưng Fastdo sẽ chỉ giới thiệu đến bạn 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án mà chúng tôi cảm thấy hiệu quả nhất:

Tăng dần: Bạn theo dõi thời gian và nguồn lực cần để thực hiện một dự án nào đó và ghi nhận lại. Từ đó, bạn hãy ước lượng thời gian và nguồn lực cần có để thực hiện các dự án trong tương lai.
Dựa trên hoạt động: Bạn sẽ tính toán doanh thu lý tưởng muốn đến hướng đến. Kế đó, bạn sẽ tính toán vốn và các nguồn lực của doanh nghiệp có thể huy động được. Sau đó, bạn sẽ có thể quyết định số lượng những dự án có thể thực hiện trong năm.
Đề xuất giá trị: Bạn hãy thêm các mục phụ phí vào ngân sách của mình dựa trên giá trị mà các phí đó mang lại cho dự án.
Dựa trên số không: Kỹ thuật quản lý ngân sách này được thực hiện tương tự đề xuất giá trị.

Phương pháp quản lý ngân sách dự án

6. 8 Cách giảm bớt chi phí quản lý dự án

Các chi phí vượt mức trong quá trình triển khai dự án có thể khiến doanh nghiệp của bạn lãng phí một khoản tiền đáng kể. Dưới đây là một số cách để doanh nghiệp của bạn có thể giảm thiểu và ngăn chặn các nguy cơ vượt mức chi phí.

6.1 Tập trung vào kế hoạch ban đầu

Nếu muốn dự án thành công, điều quan trọng nhất mà bạn cần làm là lập kế hoạch ban đầu thật tỉ mỉ. Vì một bản kế hoạch tốt sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa chi phí, cũng như đề phòng những tình huống xấu có thể phát sinh. Việc lập kế hoạch ban đầu là một điều khá khó khăn và đòi hỏi bạn phải có tầm nhìn chiến lược bao quát khắp dự án.

Tập trung vào kế hoạch ban đầu

6.2 Sử dụng các công cụ cao cấp và toàn diện

Bạn đang sống trong cuộc cách mạng 4.0, nơi mà đa số vấn đề đều có thể giải quyết bằng Internet và công nghệ. Vì vậy, việc sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ đóng vai trò không nhỏ trong sự thành công của dự án. Bởi một phần mềm hỗ trợ sẽ cho phép bạn tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian.

Sử dụng các công cụ cao cấp và toàn diện

Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch fWork của Fastdo là giải pháp nhằm tối giản hóa quá trình quản trị kế hoạch và công việc của đội nhóm. Phần mềm cho phép bạn trao đổi trực tiếp về công việc, quản lý tiến độ kế hoạch trực quan với 3 chế độ: Danh sách, Board, Gantt. Ngoài ra, fWork còn cho phép người dùng lưu trữ tài nguyên, chia nhỏ các công việc để quản trị đơn giản hơn.

Bộ Giải Pháp Phần Mềm Quản Trị Kế Hoạch fPlan

fWork – Bộ giải pháp phần mềm quản trị kế hoạch giúp Doanh nghiệp quản trị dự án hiệu quả, theo dõi timeline chi tiết và báo cáo trực quan về kế hoạch. Click để nhận ngay BẢN DEMO HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ các tính năng của phần mềm:

Đăng ký nhận Bản Demo phần mềm fWork

6.3 Kiểm tra khả năng của nhà cung cấp

Với những dự án đầy tính thách thức, bạn sẽ cần sự giúp đỡ của các nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý một phần công việc. Vì vậy, trước khi ra quyết định làm việc với nhà cung cấp, bạn phải chú ý những vấn đề sau:

Đảm bảo các đối tác thực hiện công việc ở mức tốt nhất trong thời hạn dự án: Bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp nghiên cứu về các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra.
Vẽ ra bức tranh tổng thể các chi phí: Trong nhiều trường hợp ngoài dự kiến, các đối tác sẽ từ chối cung cấp cho bạn các nguồn lực hỗ trợ. Vì vậy, khi lập bức tranh tổng quát về chi phí, bạn cần tính các trường hợp lý tưởng lẫn không lý tưởng.
Hãy nhìn vào khả năng tổng thể: Bạn cần đảm bảo rằng đã xác định được khả năng và độ phù hợp với yêu cầu với dự án của nhà cung cấp.

Kiểm tra khả năng của nhà cung cấp

6.4 Nỗ lực hết mình

Khi đã chuẩn bị đầy đủ tất cả mọi thứ, bạn hãy nỗ lực để phân bổ nguồn nhân lực và chi phí hiệu quả trong khả năng ngân sách dự án. Ngoài ra, bạn cần chuẩn bị cho những tình huống khó xử như là khách hàng bắt đầu yêu cầu những thứ không được thêm vào trong thỏa thuận… Đặc biệt, bạn phải đảm bảo rằng mọi thứ đều được xử lý theo tiêu chuẩn cao nhất.

Nỗ lực hết mình

6.5 Theo dõi liên tục

Bạn cần theo dõi dự án liên tục để nắm bắt các số liệu. Bằng cách này, bạn sẽ biết công việc nào đang nhanh và công việc đang chậm hơn dự tính. Từ đó, bạn sẽ điều chỉnh nguồn lực sao cho phù hợp với lộ tình dự án. Ngoài ra, điều này còn giúp bạn thấy được những thất bại tiềm tàng trong toàn bộ dự án, để tìm cách xử lý sớm.

Theo dõi liên tục

6.6 Thuê ngoài quản lý dự án

Để đảm bảo sự thành công của một dự án, người quản lý dự án cần lập kế hoạch về: Ngân sách, phạm vi và thời gian dành cho các dự án một cách chính xác nhất. Tuy nhiên, để có thể đảm báo được việc thỏa mãn cả ba yêu cầu này là điều không thể. Nếu công ty đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt về quy trình thực hiện với một ngân sách quá eo hẹp, hiển nhiên, chất lượng của project sẽ không được đảm bảo.

Thuê ngoài Quản lý dự án

Để có thể giải quyết ổn thỏa vấn đề này, giới chuyên gia đề xuất giải phát thuê quản lý dự án outsource.

6.7 Sử dụng các giải pháp phần mềm hỗ trợ quản lý dự án

Một báo cáo được tiến hành về Tư vấn phần mềm đã chỉ ra, có tổng cộng 60% Doanh nghiệm SMEs vẫn đang vận hành dự án bằng các công cụ thủ công, phức tạp và rắc rối. Một trong những lý do khiến các công ty này từ chối việc ứng dụng công nghệ đó chính là chi phí cao, quá tốn kém nhưng lợi ích đem lại không nhiều. Họ chỉ nhìn vào khoản phải bỏ ra trước mắt mà không xem xét đến những lợi ích dài hạn về sau.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án

Những lợi ích mà phần mềm quản lý dự án có thể giúp bạn là:

Tự động và chuẩn hóa hệ thống quy trình: Giải pháp phần mềm quản lý dự án sẽ giúp bạn cải thiện được hiệu suất của nhân viên bằng cách tự động hóa các quy trình, tác vụ thực hiện thủ công, cũng như các khía cạnh khác của dự án như quản lý các báo cáo, tài liệu. Thay vì sử dụng Excel hay công cụ chat để thay đổi, phần mềm quản lý dự án sẽ hỗ trợ phân loại tài liệu, lưu trữ các báo cáo tập trung phục vụ cho việc tìm kiễm khi có nhu cầu.
Tối ưu hóa các nguồn lực: Các phần mềm quản lý dự án đều đính kèm chức năng báo cáo tiến độ dưới dạng biểu đồ trực quan. Thông qua những biểu đồ này, nhà quản lý có thể nắm bát được tình trạng công việc của mọi người để có giải pháp hỗ trợ hoặc tinh chỉnh hợp lý.
Theo dõi tiến độ deadline: Phần mềm quản lý dự án cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng thể về tình trạng của dự án. Từ đó, các nhà quản lý dự án sẽ theo dõi chi tiết các nhiệm vụ, xác định được các nút thắt, giúp cho dự án chạy trơn tru và đúng thời hạn.

6.8 Sử dụng mô hình quản lý dự án Agile

Agile là phương thức phát triển phần mềm một cách linh hoạt. Mô hình Agile được ứng dụng rộng rãi trong quy trình các bước phát triển giải pháp phần mềm với mục đích là mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất có thể.

Sử dụng mô hình Agile để tiết kiệm chi phí dự án

Một trong những lý do khiến Agile trở thành mô hình quản trị dự án phổ biến nhất vì nó chú trọng vào sự tiết kiệm. Từ đó, Agile giúp các Doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs gặt hái được nhiều lợi ích với chi phí đạt mức tối thiểu nhất.

7. Các phần mềm quản lý giúp tiết kiệm chi phí quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc cho nhân viên. Nhờ đó, nhân viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và doanh nghiệp có thể tiết kiệm nhiều chi phí quản lý dự án.

7.1 Phần mềm quản trị Doanh nghiệp của Fastdo

All In One là bộ giải pháp giúp ban quản lý nhận ý kiến đóng góp của cấp dưới, dễ dàng đánh giá nhân viên thông qua check-in. Phần mềm quản trị Doanh nghiệp của Fastdo còn hỗ trợ xây dựng mục tiêu công việc và quản lý các vấn đề về chi phí, nhân sự, tiến độ làm việc trên một hệ thống chung. Bộ giải pháp All In One của Fastdo có một số phần mềm nổi bật như:

fOKRs – Công cụ quản trị mục tiêu: Giúp tạo OKR lập kế hoạch triển khai và quản lý kết quả OKR.

Nhận ngay bản Demo phần mềm fOKRs tại đây

fTodolist – Công cụ thiết lập Todolist: Giúp tạo và quản lý, thống kê kết quả công việc mỗi ngày

Nhận ngay bản Demo phần mềm fTodolist tại đây

fTrain – Công cụ đào tạo nội bộ: Giúp thiết lập nội dung đào tạo nội bộ, kiểm tra và cấp chứng nhận cho nhân sự.

Nhận ngay bản Demo phần nềm fTrain tại đây

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO

Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
Điện thoại: 0905 852 933
Email: support@fastdo.vn
Website: https://fastdo.vn/

7.2 FastWork Project

FastWork Project là một phần mềm hỗ trợ quản lý đa dự án cùng lúc trên một nền tảng trực tuyến chung. Ngoài ra, phần mềm này còn hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc kiểm soát và theo dõi nguồn lực, chi phí và hạn chế rủi ro một cách tối đa.

FastWork Project

Tính năng nổi bật

Hỗ trợ xây dựng kế hoạch cho dự án và giao việc cho nhân viên.
Có thể quản lý tập trung nhiều dự án trên một giao diện.
Có thể giám sát tiến độ và tình hình công việc ở mọi nơi khi có internet.
Cung cấp nhiều mô hình báo cáo dự án.

7.3 iHCM Workspace

iHCM Workspace là một công cụ hỗ trợ quản lý dự án hoàn hảo dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm này được tính hợp nhiều chức năng hỗ trợ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý các dự án từ nhiều lĩnh vực khác nhau.

iHCM Workspace