Một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng phải sử dụng sơ đồ tổ chức công ty. Loại sơ đồ này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc điều hành doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn những thông tin hữu ích về biểu đồ này cũng như các mô hình tổ chức của doanh nghiệp. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty hay doanh nghiệp là một mô hình trực quan hóa mối quan hệ giữa các phòng ban hoặc cá nhân trong một tổ chức, trong đó, các hình ảnh, khối lưu đồ được sử dụng để mô tả sự tương quan. Đây là cơ sở để thể hiện sự quản lý, phân quyền và quá trình vận hành của các bộ phận liên quan.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty có thể có ở nhiều tài liệu khác nhau bao gồm văn bản chính thức của công ty như điều lệ, quy định nội bộ; các kênh truyền thông của công ty như website, trang tuyển dụng,…
2. Vai trò quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty
Sơ đồ tổ chức công ty là dạng biểu đồ trực quan mô tả về tính năng, hình dạng, hình ảnh thể hiện vị trí hoặc con người trong doanh nghiệp. Loại biểu đồ này có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Sơ đồ có thể hiển thị hệ thống thứ bậc, cấu trúc nội bộ công ty: Đây là cách trực quan để mô tả sự cao thấp và quá trình phối hợp với nhau.
- Giúp nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ của mình: Sơ đồ rõ ràng sẽ giúp nhân viên xác định được vị trí của bản thân trong bộ máy lớn, đặc biệt là với công ty đông nhân viên hoặc phòng ban phức tạp. Đây là một tài liệu hữu ích cho nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn với phòng ban.
- Thông tin liên hệ của nhân viên sẽ được lưu trữ thuận tiện hơn: Nhiều sơ đồ tổ chức có đính kèm thông tin cá nhân của nhân sự. Đây là cách nhanh chóng và khoa học để tra cứu thông tin nhân viên.
- Bộ phận quản lý dễ dàng nắm được số lượng nhân viên: Đây là một phần trong quá trình quản lý tổng thể nhân sự. Công việc của phòng nhân sự có thể bao gồm một số tác vụ như xem xét cơ cấu phòng ban, luân chuyển nhân sự. Nhờ sơ đồ cơ cấu tổ chức, phụ trách nhân sự có thể điều chỉnh hoặc có chính sách văn phòng hợp lý.
- Giúp nhân viên nắm được lộ trình phát triển công việc của mình.
2. 3 bước xây dựng sơ đồ tổ chức công ty đơn giản
Trước khi xây dựng sơ đồ tổ chức, công ty nên nghiên cứu mô hình nào phù hợp với mình. Dưới đây là 3 bước tạo sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty đơn giản mà doanh nghiệp có thể tham khảo.
2.1 Quyết định loại cơ cấu tổ chức
Khi quyết định loại cơ cấu tổ chức công ty, bạn cần xác định được hai vấn đề: Những nhóm chức năng trong quy trình làm việc và công ty có các phòng ban hay đội nhóm nào. Quá trình xác định sẽ giúp cho công ty nắm rõ các mối quan hệ trong sơ đồ tổ chức.
Lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp còn dựa trên mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến, kết hợp kiến thức ngành, kiến thức thị trường và đối thủ để phân tích được ưu, nhược và đặc thù riêng của từng mô hình. Sau khi đã có doanh nghiệp với cấu trúc rõ ràng, cần viết một số mô tả ngắn cho bước tiếp theo, ví dụ:
Công ty Fastdo là công ty trách nhiệm hữu hạn hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, với trụ sở ở Đà Nẵng, là công ty con trực thuộc tập đoàn mẹ lớn hơn là tập đoàn Docorp. Về cơ cấu phòng ban, công ty gồm giám đốc điều hành và ban điều hành, dưới đó là các trưởng nhóm chuyên môn.
Fastdo gồm 4 phòng ban chính gồm phòng sản xuất (với 3 nhóm nhỏ – nhóm lập trình, nhóm nghiên cứu thị trường và nhóm quản lý chất lượng), phòng marketing, phòng kinh doanh và phòng nhân sự – kế toán.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 5 giá trị cốt lõi của các doanh nghiệp, thương hiệu hàng đầu
2.2 Vẽ sơ đồ tổ chức
Để vẽ sơ đồ, bạn cần thống kê các vai trò công việc trong công ty. Việc này bao gồm một số công việc chính gồm:
- Chức vụ và cấp bậc kèm theo tên cá nhân đảm nhiệm nếu có.
- Xác định mối quan hệ giữa các phòng ban, các cá nhân, ví dụ như cấp trên – cấp dưới, hỗ trợ và liên kết nhau.
Ví dụ, phòng marketing gồm trưởng phòng marketing có chức năng quản trị tổng thể phòng ban. Dưới đến là hai nhóm marketing website và social media, mỗi nhóm có nhân viên kỹ thuật và nhân viên sản xuất nội dung.
Sau đó, bạn sẽ vẽ bảng mô tả công việc cho từng vai trò cụ thể và hoàn thiện sơ đồ. Lưu ý đảm bảo tính thông suốt về giao tiếp giữa các tổ chức. Đề cao trực quan hóa, sơ đồ bộ máy công ty ưu tiên sử dụng các hình khối chữ nhật, tròn và mũi tên hợp lý. Canh chỉnh khoảng cách phù hợp và chọn lựa màu sắc hợp lý sẽ giúp sơ đồ dễ nhìn hơn. Sử dụng phần mềm vẽ sơ đồ tổ chức nhân sự (các phần mềm vẽ quy trình nói chung) giúp quá trình vẽ dễ dàng và thành phẩm đẹp mắt hơn.
3. 5 mô hình sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty phổ biến
Tùy vào cơ cấu mà các công ty sẽ có những mô hình khác nhau. Tuy nhiên, thông thường các công ty sẽ có 5 mô hình phổ biến dưới đây.
3.1 Mô hình tổ chức ma trận
Mô hình tổ chức ma trận được hình thành theo hệ thống quyền hạn và hỗ trợ đa chiều. Vì vậy, thông tin trong mô hình này sẽ được vận hành theo cả chiều dọc và chiều ngang. Bên cạnh đó, tổ chức ma trận được đánh giá là hệ thống khó nhất, bởi nguồn lực bị kéo theo nhiều hướng, nhưng lại giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất bởi sự tương tác ngang dọc nhiều chiều giữa các cấp và các phòng ban.
Ưu điểm:
- Quá trình giao tiếp được nâng cao hiệu quả.
- Các cá nhân có cơ hội sử dụng kỹ năng chuyên môn trong nhiều tình huống khác nhau.
- Tăng cường sự phối hợp giữa các tổ chức trong công ty.
- Quá trình đưa ra quyết định được rút ngắn.
- Nguồn nhân lực được tận dụng tối ưu.
Hạn chế:
- Có thể dẫn đến sự thiếu trách nhiệm của các thành viên.
- Tình trạng nhân viên phải làm việc dưới sự điều hành của nhiều quản lý.
- Nhân sự cần khá nhiều thời gian để làm quen với mô hình.
- Có thể xảy ra xung đột giữa quản lý dự án và quản lý chức năng.
- Khó đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Các chỉ dẫn được rõ ràng hơn.
- Quy định rõ trách nhiệm của nhân viên và các bộ phận.
- Trình độ chuyên môn hóa được nâng cao.
- Tổ chức có thể sử dụng chuyên môn hóa lao động ở cấp quản lý.
- Nâng cao sản lượng và chất lượng sản xuất.
- Vấn đề lập kế hoạch và giám sát được hiệu quả hơn.
- Sự phối hợp giữa nhân viên và các bộ phận trở nên khó hơn.
- Các quyết định có thể không được đưa ra kịp thời giữa các bộ phận.
- Có thể tạo ra rào cản và sự kém hiệu quả ở các bộ phận chức năng khác nhau
- Công việc giám sát, thực hiện không được làm ngay lập tức.
- Các xung đột lãnh đạo có thể phát sinh.
- Các chuyên viên khó để đạt được mục tiêu cá nhân của mình và có thể bỏ qua mục tiêu của tổ chức.
- Công ty có thể tiết kiệm chi phí: Tiền lương, phúc lợi,…
- Trách nhiệm của nhân viên được nâng cao.
- Nhân sự không cần thiết được loại bỏ.
- Khả năng giao tiếp được nâng cao.
- Các quyết định được rút ngắn thời gian phê duyệt.
- Công ty có khả năng bị mất kiểm soát.
- Việc giám sát và kết nối nhân sự trở nên khó khăn.
- Nhân viên có thể bị căng thẳng vì nhận nhiều công việc trong một lúc.
- Sự tranh giành quyền lực của các cấp quản lý được phát sinh.
- Mô hình có thể tạo ra rào cản đối với sự tăng trưởng của công ty.
- Công việc phê duyệt trở nên khó khăn.
- Các khoảng trống quyền lực được hình thành.
- Nhân viên ít có cơ hội thăng tiến và động lực hơn.
- Giúp nhân sự nhận thức rõ chức năng của công ty.
- Cơ cấu của công ty được quy hoạch rõ ràng hơn.
- Quá trình hoạt động và làm việc trở nên thông suốt và hiệu quả .
- Công việc giám sát và quản lý trở nên khó khăn hơn.
- Các thông tin có thể không được cập nhật kịp thời giữa các chi nhánh và từ chi nhánh đến trụ sở.
- Trách nhiệm và thẩm quyền được phân định rõ ràng.
- Lộ trình thăng tiến được xác định.
- Nhân viên được tập trung phát triển kỹ năng chuyên môn.
- Nguồn lực được chia sẻ, tránh sự chồng chéo, trùng lặp trách nhiệm.
- Mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định.
- Giữa cấp dưới và cấp trên có sự cách biệt giao tiếp.
- Mục tiêu chung không được thống nhất.
- Các phòng ban thiếu sự phối hợp với nhau, có xu hướng cạnh tranh.
- Tổ chức không thích ứng hiệu quả với áp lực môi trường và cạnh tranh.
3.2 Cơ cấu tổ chức theo chức năng
Cơ cấu tổ chức theo chức năng là mô hình cơ cấu mà trong đó mỗi chức năng quản lý sẽ do một bộ phận chuyên trách đảm nhận. Chính vì vậy, đòi hỏi nhân sự phải nắm vững kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ mà mình quản lý.
Ưu điểm:
Hạn chế:
3.3 Mô hình tổ chức phẳng
Ở mô hình tổ chức phẳng, các vị trí làm việc thường không có chức danh. Vì vậy, các nhân viên đều bình đẳng và hoạt động theo mô hình tự quản lý. Mô hình này gắn liền với phong cách lãnh đạo trao quyền (Laissez-faire leadership) hay phong cách lãnh đạo dân chủ. Tuy nhiên, mô hình tổ chức phẳng chỉ có thể áp dụng với các doanh nghiệp ít nhân sự hoặc doanh nghiệp có môi trường hợp tác mạnh mẽ, văn hóa doanh nghiệp sâu sắc giữa các nhân viên.
Ưu điểm:
Hạn chế:
3.4 Sơ đồ tổ chức theo địa lý
Loại sơ đồ này phù hợp với công ty có hoạt động tại nhiều địa điểm khác nhau. Điển hình của mô hình này là cần phải báo cáo thường xuyên về trụ sở chính của công ty. Hầu hết các tập đoàn lớn để sử dụng tổ chức này. Loại sơ đồ tổ chức này thường áp dụng với các mô hình doanh nghiệp khác cho từng chi nhánh hay trụ sở. Ví dụ như trong một chi cục quận có thể chia theo cơ cấu tổ chức theo chức năng như hình minh họa dưới đây.
Ưu điểm:
Hạn chế:
3.5 Mô hình tổ chức phân quyền
Đây là mô hình hình tổ chức truyền thống, chỉ thị sẽ được truyền đạt từ cấp cao nhất đến cấp quản lý trung rồi mới đến nhân viên. Đó cũng là lý do kiểu mô hình này mang xu hướng quan liêu và nặng sự phân biệt. Đây cũng là mô hình được Vinamilk áp dụng với sự phân bổ ra nhiều nhóm phân quyền theo các chuyên môn khác nhau.
Ưu điểm:
Hạn chế:
4. 2 Mẫu sơ đồ tổ chức công ty theo loại hình doanh nghiệp
Mỗi loại doanh nghiệp sẽ có sơ đồ tổ chức phù hợp với hình thức kinh doanh của mình. Dưới đây là 2 sơ đồ cơ cấu tổ chức của Doanh nghiệp phổ biến nhất, cùng theo dõi nhé!
4.1 Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần
Theo Luật doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần được xây dựng với các tổ chức chính như: Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị, giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty, ban kiểm soát. Mỗi chức danh sẽ tương đương với vị trí và vai trò khác nhau trong công ty.
4.2 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH
Công ty TNHH một thành viên là công ty do một cá nhân làm chủ sở hữu. Cơ cấu của công ty TNHH một thành viên gồm: Chủ tịch công ty, giám đốc hoặc tổng Giám đốc. Chủ sở hữu sẽ là người trực tiếp quản lý các khối phòng ban, mỗi khối có thể gồm nhiều nhóm chuyên môn nhỏ.
Công ty TNHH hai thành viên: là công ty có từ 02 đến 50 thành viên. Việc điều hành, quản lý ở công ty này dễ dàng hơn đối với công ty TNHH một thành viên do có sự quen biết giữa các cổ đông.
Để góp phần quản lý nhân sự hiệu quả, bên cạnh gốc rễ là mô hình phù hợp, người làm nhân sự còn phải có các công cụ thực thi quản lý. Phần mềm chấm công fCheckin là giải pháp chấm công hiện đại, thay thế tất cả các rắc rối của chấm công truyền thống với bộ 3 tính năng chấm công – đơn từ – bảng công. Tất cả đều được dùng trên 1 nền tảng duy nhất, nhân viên không còn xếp hàng chấm công và quản lý cũng không phải vò đầu ngày cuối tháng với hàng tá đơn từ giấy. TÌM HIỂU GIẢI PHÁP CHẤM CÔNG 4.0 fCHECKIN NGAY TẠI ĐÂY.
5. 6 Mẫu sơ đồ tổ chức doanh nghiệp theo ngành
Với mỗi ngành khác nhau, doanh nghiệp cũng sẽ có sơ đồ tổ chức khác nhau. Dưới đây là một số ngành và sơ đồ tổ chức tương ứng
5.1 Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng
Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng của doanh nghiệp xây dựng có nhiều lĩnh vực đa dạng tuy nhiên về cơ bản sẽ có hai cơ cấu chính là công ty có thi công và công ty không có thi công. Hai loại này chỉ khác nhau ở các vị trí về việc có hay không của đội thi công xây dựng. Công ty có hoạt động thi công sẽ bao gồm thêm đội mua hàng, thi công,…
5.2 Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất
Sơ đồ tổ chức công ty sản xuất có thể chia thành hai loại: Sản xuất – gia công, sản xuất – thương mại. Tương ứng với mỗi sơ đồ sẽ có cơ cấu tổ chức nhân sự, bộ phận khác nhau. Công ty sản xuất gia công sẽ có phòng ban sản xuất chính với các nhóm sản xuất và nhóm kiểm soát chất lượng sản phẩm. Trong khi đó, công ty sản xuất thương mại lại có các nhóm phòng ban về tiếp thị, bán hàng, phân phối.
5.3 Sơ đồ tổ chức công ty thương mại
Công ty thương mại là loại hình công ty mua bán hàng hóa, sản phẩm qua các cửa hàng, kênh phân phối. Chính vì vậy, sơ đồ tổ chức của họ sẽ chú trọng bộ phận chiến lược, mở rộng thị trường hơn các công ty khác.
5.4 Sơ đồ tổ chức công ty Logistics
Công ty Logistics là chuỗi cung ứng, đầu tư và phân phối sản phẩm. Đó là lý do, trong sơ đồ tổ chức của công ty Logistics đặc biệt quan tâm về hệ thống quản lý như: Hành chính, nhân sự, kho, sales,… Trong đó, các phòng ban về vận chuyển, dịch vụ khách hàng và kho bãi có thể được phân ra theo khu vực địa lý để dễ dàng kiểm soát khâu giao nhận hàng ở các địa điểm khác nhau.
5.5 Sơ đồ tổ chức công ty vận tải
Dịch vụ chính của công ty vận tải là dịch vụ vận chuyển hàng hóa. Vậy nên, trong khâu tổ chức, công ty vận tải đã có thêm bộ phận vận chuyển, kiểm soát chất lượng để quá trình cung ứng dịch vụ trở nên hiệu quả hơn.
5.6 Sơ đồ tổ chức công ty du lịch
Công ty du lịch là công ty cung ứng dịch vụ cho khách hàng. Về cơ bản, sơ đồ tổ chức của công ty du lịch cũng sẽ bao gồm các bộ phận cơ bản như: Kế toán, hành chính nhân sự, nghiệp vụ, kinh doanh,… Với đặc thù riêng, công ty du lịch có thể có những nhóm chuyên trách về pháp lý, công nghệ thông tin. Ngoài ra, công ty du lịch còn áp dụng loại hình phân theo địa lý cho các chi nhánh riêng.
6. 5 Mẫu sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp theo bộ phận
Một doanh nghiệp sẽ có đa dạng các bộ phận chuyên trách. Vì vậy, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những bộ phận mà xây dựng sơ đồ tổ chức.
6.1 Tổng công ty
Tổng công ty là đơn vị quản lý cao nhất của các bộ phận. Chính vì vậy, tổng công ty cần xây dựng sơ đồ tổ chức tối ưu nhất để việc hoạt động và giám sát được hiệu quả.
6.2 Phòng nhân sự
Cách tốt nhất để phòng nhân sự hoạt động hiệu quả đó chính là mỗi đơn vị sẽ chuyên về một chức năng chính. Về cơ bản, phòng nhân sự được chia thành hai bộ phận: Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực.
6.3 Phòng kinh doanh
Với mỗi lĩnh vực, sản phẩm, văn hóa,… phòng kinh doanh sẽ có cơ cấu tổ chức khác nhau. Ba mẫu mô hình sơ đồ phòng kinh doanh phổ biến nhất gồm: Mô hình hòn đảo, mô hình dây chuyền, mô hình nhóm.
6.4 Phòng kế toán
Tùy thuộc quy mô của công ty mà cơ cấu phòng kế toán sẽ khác nhau. Các yếu tố thường thấy trong cơ cấu phòng kế toán: trưởng phòng kế toán, phó phòng kế toán.
6.5 Phòng Marketing
Hoạt động Marketing thực chất là hoạt động mang tính quản lý xã hội cao. Vì vậy, cơ cấu phòng Marketing sẽ chú trọng về chiến lược, kế hoạch để phát triển doanh số, thương hiệu.
Trong bài viết trên, Fastdo đã tổng hợp cho bạn tất cả những loại sơ đồ tổ chức công ty và cơ cấu tổ chức cho từng doanh nghiệp cụ thể. Đây là tiền đề cho việc lựa chọn ra một mô hình quản trị phù hợp, đảm bảo tính gắn kết cao trong kinh doanh. Lựa chọn một mô hình tổ chức hợp lý cũng là chìa khóa góp phần định hình văn hóa công sở, đưa doanh nghiệp vươn lên mạnh mẽ.
Vai trò của sơ đồ tổ chức công ty là gì?
Sơ đồ tổ chức công ty có vai trò rất quan trọng, cụ thể là: hiển thị hệ thống thứ bậc, cấu trúc nội bộ công ty; giúp nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ của mình; giúp làm rõ trách nhiệm cũng như vai trò của các bộ phận; thông tin liên hệ của nhân viên sẽ được lưu trữ thuận tiện hơn; bộ phận quản lý dễ dàng nắm được số lượng nhân viên; giúp nhân viên nắm được lộ trình phát triển công việc.
