Dịch vụ chăm sóc khách hàng quan trọng như thế nào trong nền kinh tế suy thoái

cham-soc-khach-hang (1)

Chăm sóc khách hàng là gì? Thuật ngữ “dịch vụ chăm sóc khách hàng” thường được hiểu một cách không đầy đủ là sự chào đón nhiệt tình đối với khách hàng của các nhân viên bán hàng. Tuy nhiên tiếp xúc với khách hàng chỉ là một phần trong chiến lược chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp. Theo nghĩa tổng quát nhất, chăm sóc khách hàng (hay dịch vụ chăm sóc khách hàng – Customer Care) là tất cả những gì cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng, tức là phục vụ khách hàng theo cách mà họ mong muốn được phục vụ và làm những việc cần thiết để giữ các khách hàng mình đang có. ( tìm hiểu thêm về kỹ năng chăm sóc khách hàng)

Chăm sóc khách hàng không có nghĩa là nếu với một sản phẩm hay dịch vụ không tốt mà có công tác chăm sóc khách hàng tốt thì vẫn giữ được khách hàng. Có 3 yếu tố then chốt quyết định việc làm thỏa mãn khách hàng, đó là:

- Các yếu tố liên quan đến sản phẩm (đúng hàng, đúng giá)

- Các yếu tố thuận tiện (đúng lúc, đúng nơi)

- Yếu tố con người (đúng cách)Yếu tố nào là quan trọng nhất? Trên một phương diện nào đó, điều này phụ thuộc vào từng tình huống. Tuy nhiên, một điều hiển nhiên rằng nếu sản phẩm được bán rộng rãi trên thị trường với cùng một mức giá, cùng một chất lượng dịch vụ, yếu tố con người trở nên rất quan trọng. Khi đó khách hàng sẽ chọn sản phẩm nào mà khi đến mua hàng khách hàng được chào đón niềm nở, ân cần, chu đáo… tức là khách hàng sẽ chọn sản phẩm nào có công tác chăm sóc khách hàng tốt hơn.

Có thể nhận thấy điều mà mọi khách hàng, dù là khách hàng cá nhân hay doanh nghiệp, đều mong muốn hơn cả từ hàng hoá, dịch vụ mà họ mua là chúng phải hoàn toàn đáng tin cậy. Tất cả những nụ cười thân thiện và những lời chào mời lịch sự không thể bù đắp cho những sản phẩm không đáng tin cậy hay những dịch vụ không đạt tiêu chuẩn. Công tác chăm sóc khách hàng chỉ có thể được công nhận là tốt nếu nó gắn liền với một sản phẩm chất lượng hay một dịch vụ tốt.

cham soc khach hang 1 280x300 Dịch vụ chăm sóc khách hàng quan trọng như thế nào trong nền kinh tế suy thoái

Mặt khác, chăm sóc khách hàng không chỉ đơn thuần là nhiệm vụ của các nhân viên bán hàng hay các nhân viên thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Bất kỳ cá nhân nào trong doanh nghiệp cũng phải thực hiện một nhiệm vụ nào đó cho một số người khác trong doanh nghiệp mình, tức là ai cũng có khách hàng.

Ai là khách hàng?           

Trước khi quyết định sẽ chăm sóc khách hàng như thế nào. Chúng ta cần biết khách hàng của chúng ta là ai. Có thể chúng ta cho rằng đây là một câu hỏi không cần thiết vì điều đó quá rõ ràng. Thật ra câu trả lời không đơn giản như chúng ta tưởng. Rất nhiều người vẫn nghĩ một cách thiếu sót rằng khách hàng là những người mua hàng, và chỉ các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thực sự mới có khách hàng.

Khách hàng không nhất thiết là những người mua hàng của chúng ta. Họ có thể là các nhà đầu tư, cơ quan quản lý, và cả những người làm việc trong doanh nghiệp. Các tổ chức phi lợi nhuận cũng có khách hàng dù họ không thực sự bán sản phẩm hay dịch vụ nào

Khách hàng bên ngoài

Đó là những người mà chúng ta có giao dịch, kể cả gặp gỡ trực tiếp hay qua điện thoại, những người mua sắm sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta. Họ là những khách hàng theo quan niệm truyền thống. Không có họ sẽ không có bán hàng, không có kinh doanh, không có tiền lương. Nếu quan niệm về khách hàng của chúng ta dừng lại ở đây, thì chúng ta mới chỉ nhìn được một nửa bức tranh.

Khách hàng nội bộ

Một nửa bức tranh còn lại chính là những người làm việc trong công ty chúng ta và trông cậy ở chúng ta những dịch vụ hay sản phẩm và thông tin mà họ cần để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Họ không phải là khách hàng truyền thống, nhưng họ cũng cần được quan tâm, chăm sóc và đối xử như những khách hàng bên ngoài.

Việc mở rộng quan niệm của chúng ta về khách hàng bao gồm cả những nhân viên trong công ty sẽ tạo ra một bước tiến quan trọng tới một cấp độ dịch vụ khách hàng đầy đủ và hoàn hảo hơn. Trong phạm vi nội bộ công ty, đôi khi chúng ta là khách hàng, đôi khi chúng ta lại là nhà cung cấp dịch vụ. Ví dụ, một nhân viên có thể đề nghị chúng ta in một bản tài liệu nào đó. Trong trường hợp này, chúng ta là nhà cung cấp dịch vụ, bởi vì chúng ta đem lại cho họ những gì họ cần. Tuy nhiên, 10 phút sau, chúng ta có thể tới chỗ nhân viên đó và yêu cầu giúp đỡ một việc khác, giờ đây chúng ta đóng vai một khách hàng.

Mối quan hệ giữa khách hàng nội bộ và khách hàng bên ngoài là những gì tạo nên dây chuyền khách hàng. Nếu nhân viên tại văn phòng của chúng ta hiếm khi giao dịch với bên ngoài, không quan tâm tới các cuộc sống của khách hàng bên ngoài, chúng ta có thể cảm thấy ngay rằng mọi hoạt động trong công ty dường như không có bất cứ tác động nào tới các khách hàng bên ngoài. Nhưng nếu chúng ta nhìn vào một bức tranh rộng lớn hơn, chúng ta sẽ thấy mọi nhân viên đều đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng. Mọi giao tiếp với khách hàng nội bộ đều là mối liên kết quan trọng trong dây chuyền các sự kiện khác nhau để cùng kết thúc tại một điểm: thoả mãn các khách hàng bên ngoài.

Làm sao chăm sóc khách hàng được tốt nhất?

Nắm bắt tâm lý và mong muốn của khách hàng luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu trong bất cứ chiến lược chăm sóc khách hàng nào. Chỉ khi nào chúng ta biết được khách hàng thực sự mong muốn những gì thì lúc đó chúng ta mới chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả và chu đáo nhất.

Những điều khách hàng mong muốn có thể được chia thành hai nhóm khác nhau. Thứ nhất, khách hàng muốn dịch vụ cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của chúng ta thực sự đáp ứng những nhu cầu của họ. Khách hàng cũng mong đợi sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta thực sự “đáng đồng tiền bát gạo”. Các khách hàng luôn mong đợi dịch vụ hậu mãi sau bán hàng của chúng ta thực sự tiện lợi.

Tuy nhiên, không có yếu tố nào trong những yếu tố kể trên sẽ giúp chúng ta tạo ra sự trung thành của khách hàng cũng như khiến họ nói với những người xung quanh rằng sản phẩm, dịch vụ của chúng ta tốt đến mức nào. Khách hàng đón nhận những dịch vụ cốt lõi này một cách đương nhiên.

Nhóm thứ hai và cũng là những điểm quan trọng nhất, đó là: Những gì khách hàng thực sự muốn và qua đó sẽ giúp chúng ta có được lòng trung thành của họ cũng như sẽ khiến khách hàng nói những điều tuyệt vời nhất về sản phẩm hay dịch vụ của chúng ta với mọi người xung quanh, đó là:

* Sự thân thiện và nồng ấm trong giao tiếp với khách hàng: Khi các khách hàng giao thiệp với chúng ta mặt đối mặt hay qua điện thoại, họ muốn nhận được những hồi âm, những lời đáp lại một cách nồng ấm. Việc làm này là rất thiết thực. Bản thân chúng ta cũng như các nhân viên của chúng ta cần có vẻ mặt và giọng nói thật thân thiện và dễ thương. (Điều này nghe có vẻ như khá phổ thông và dễ dàng với chúng ta nhưng hãy nghĩ về những nhân tố này trong lần tới đây khi chúng ta ở cương vị một khách hàng và tự hỏi xem liệu chúng có đang xảy ra với chúng ta hay không. Sau đó, chúng ta cũng tự hỏi bản thân rằng liệu các khách hàng của chúng ta có đang được trải nghiệm những điều tương tự từ chúng ta và các nhân viên trong công ty hay không).

* Khách hàng muốn được cảm thấy mình thực sự quan trọng: Họ biết rằng công ty chúng ta có rất nhiều khách hàng khác nhau nhưng họ chỉ thực sự yêu quí nó nếu chúng ta khiến họ cảm thấy họ thực sự quan trọng với chúng ta.

* Khách hàng muốn được chúng ta lắng nghe những gì họ nói: Các khách hàng thường có ấn tượng không tốt với những ai chỉ biết giải quyết các lời phàn nàn mà không thực sự lắng nghe những gì họ nói. Chúng ta phải luôn giữ vững và không ngừng trau dồi các kỹ năng lắng nghe của mình. Hãy giữ ánh mắt nhìn thẳng vào người nói và tập trung vào những gì họ đang nói. Hãy giữ một thái độ cởi mở cũng như kiềm chế những sự thôi thúc khiến chúng ta cắt ngang lời nói bằng một câu trả lời. Cũng thật sự quan trọng khi cho khách hàng thấy chúng ta đang chăm chú lắng nghe những gì họ nói.

* Đôi khi, việc biết tên của khách hàng cũng đem lại lợi thế cho chúng ta: Xưng tên cá nhân là một trong những âm thanh ngọt ngào nhất mà khách hàng muốn được nghe từ chúng ta. Việc xưng hô bằng tên riêng trong cuộc nói chuyện với khách hàng sẽ cho thấy chúng ta nhìn nhận họ với tư cách một cá nhân nói riêng chứ không phải đối tượng khách hàng chung chung, qua đó thể hiện sự tôn trọng của chúng ta với khách hàng. Tuy nhiên, chúng ta đừng sử dụng tên riêng của khách hàng một cách quá thường xuyên bởi vì nó có thể khiến khách hàng khó chịu, hãy sử dụng vào lúc đầu và lúc kết thúc cuộc hội thoại.

* Năng động, linh hoạt: Các khách hàng rất ghét phải nghe từ “Không” hay “Việc này không thể thực hiện được”. Không phải lúc nào chúng ta cũng có thể nói “Có” với khách hàng hay thực hiện chính xác theo những gì khách hàng muốn. Tuy nhiên, sẽ rất quan trọng khi chúng ta cho thấy sự năng động và linh hoạt nhất có thể. Hãy nói với khách hàng về những gì chúng ta có thể thực hiện chứ không phải những gì chúng ta không thể thực hiện.

* Hậu mãi: Khi những vướng mắc hay hỏng hóc phát sinh, khách hàng muốn nhanh chóng được chúng ta giúp đỡ để giải quyết vấn đề của họ. Khách hàng không muốn nghe những lời xin lỗi, những lời tra hỏi xem ai phải chịu trách nhiệm, tại sao hỏng hóc xảy ra, họ chỉ muốn được sửa chữa nó thật nhanh. Các khách hàng thường xuyên phán quyết chất lượng sản phẩm dịch vụ của chúng ta dựa trên cách mà chúng ta hậu mãi. Họ thậm chí sẽ bỏ qua những lỗi lầm, thiếu sót của chúng ta nếu chúng ta có dịch vụ hậu mãi tốt.

Chúng ta đừng e ngại khi những vướng mắc hay hỏng hóc phát sinh, đó thường là những cơ hội lớn để chúng ta cho khách hàng thấy dịch vụ chăm sóc khách hàng của chúng ta tốt đến mức nào.

Nhìn chung, các khách hàng chỉ muốn cảm thấy mọi việc diễn ra suôn sẻ. Sau khi giao dịch với chúng ta hay với một nhân viên trong công ty của chúng ta, khách hàng muốn cảm nhận thấy một điều gì đó tốt đẹp hơn so với những gì họ có trước đây. Nếu chúng ta có thể tạo ra được cảm giác đó, chúng ta đang đi đúng hướng trên con đường đem lại cho khách hàng những gì họ thực sự mong muốn.

Các bước thực hành để thỏa mãn khách hàng

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, tất cả các vấn đề về chất lượng và thỏa mãn khách hàng đều phụ thuộc vào việc nhân viên có thực hiện tốt công việc không. Một vấn đề nổi cộm mà mọi nhà quản lý đều phải đối mặt là làm sao để tạo động lực cho nhân viên để họ thực hiện công việc đạt tiêu chuẩn yêu cầu.

* Động lực làm việc:  Tạo động lực làm việc không phải là một việc đơn giản bởi vì người ta không giống nhau. Những gì là động lực của một người này không hẳn là động lực của một người khác. Một vài cách có vẻ như rất hữu hiệu nhưng thực ra là hoàn toàn phản tác dụng, nghĩa là làm giảm động lực.

* Huy động các kỹ năng và kiến thức của nhân viên: Chúng ta phải hiểu rằng những nhân viên trực tiếp thực hiện công việc luôn biết rõ về bản chất là nguyên nhân của các vấn đề liên quan đến công việc của họ. Tốt hơn hết là để họ cùng nhau nỗ lực tìm ra giải pháp cho những vấn đề mà họ đang gặp phải. Chung ta nên tạo điều kiện để nhân viên tham gia thảo luận về chất lượng và vấn đề chăm sóc khách hàng cũng như tìm ra giải pháp cho các vấn đề của chính họ.

Văn hóa chăm sóc khách hàng

Tóm lại, những doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển đều luôn xem khách hàng là “thượng đế”. Song song với tiến trình phát triển kinh tế, kèm theo đời sống, nhận thức của con người được nâng cao, quá trình thỏa mãn khách hàng không chỉ dừng lại ở chất lượng sản phẩm mà còn ở chính các dịch vụ chăm sóc khách hàng được đầu tư một cách bài bản và chuyên nghiệp nhằm đạt tới sự hài lòng cao nhất của khách hàng.